De klant betaalt niet – wat nu?

Als ondernemer doe je er alles aan om het te voorkomen, maar je zult er vroeg of laat een keer mee te maken krijgen: een klant die niet wil betalen. Je hebt een nette factuur verstuurd, houdt een schappelijke betalingstermijn aan en hebt verder een goede relatie met de klant in kwestie. Maar de klant betaalt niet op tijd. Wat doe je dan? Het is belangrijk om professioneel te blijven als het om wanbetalende opdrachtgevers gaat. Je wilt immers niet je goede klantrelatie overboord gooien. Tegelijkertijd wil je wél je zuurverdiende centen terugzien op je rekening. Hoe je dat doet, leggen we je uit in onderstaande stappen. En we geven je tips om de kans op wanbetalers zo klein mogelijk te maken.

Stap 0: Verzend een kloppende factuur

Een kloppende en duidelijke factuur is natuurlijk een randvoorwaarde voor een betalende klant. Je zult niet de eerste zijn die de factuur, soms pas ná het verstrijken van de betaaltermijn, retour krijgt omdat er informatie ontbreekt. Misschien een belangrijk gegeven, maar het kan even goed iets onbenulligs zijn. Het resultaat is hetzelfde: je moet een nieuwe factuur opstellen en – je raadt het al – de betalingstermijn gaat gewoon opnieuw in. Check daarom altijd vooraf waar je factuur aan moet voldoen, naast de basisvereisten.

Als het goed is, heb je de complete, kloppende factuur zo snel mogelijk na het opleveren van het eindproduct verstuurd naar de klant in kwestie. Hierin heb je een betalingstermijn opgenomen. De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, maar je kunt in je algemene voorwaarden een kortere betalingstermijn opnemen, zoals 14 dagen. Tussen bedrijven mag een langere betalingstermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken, maar dit moet vooraf zijn vastgelegd met akkoord van beide partijen.

Je gaat er waarschijnlijk van uit dat de klant netjes op tijd betaalt, zodat jullie vervelende vervolgstappen voorkomen en jij niet in de knel komt met de cashflow in je onderneming. Maar hoewel sommige opdrachtgevers nog dezelfde dag betalen, zijn er ook klanten die de grenzen opzoeken van de betalingstermijn. Of die grenzen zelfs overschrijden. De klant betaalt de factuur niet binnen de betalingstermijn? Dan is het tijd voor stap 1: de betalingsherinnering.

Stap 1: Stuur een betalingsherinnering

De betalingsherinnering is de eerste reminder die je stuurt. Dit doe je idealiter zo snel mogelijk na het verstrijken van de betalingstermijn. Wacht hier niet te lang mee: hoe langer je wacht, hoe groter de kans is dat de klant óók weer de tijd neemt.

Met de betalingsherinnering wijs je je de klant er in vriendelijke, klare taal op dat er nog een factuur openstaat. Je stelt een nieuwe betalingstermijn, bijvoorbeeld 7 dagen. Benoem ook dat er wettelijke rente in rekening gebracht kan worden.

Het is van essentieel belang dat je in de betalingsherinnering een vriendelijke toon aanhoudt, omdat je deze samenwerking niet direct op de klippen wilt laten lopen. Misschien is jouw factuur namelijk gewoon in de hectiek van de dagelijkse gang van zaken over het hoofd gezien.

Stap 2: Bel je klant op

Is de betalingsherinnering genegeerd en is het geld na het verstrijken van de nieuwe betalingstermijn nog steeds niet op je rekening verschenen? Dan is het tijd om de telefoon erbij te pakken en de klant op vriendelijke maar ferme toon nogmaals te herinneren aan de onbetaalde factuur. Let op: houd het ook aan de telefoon professioneel en vriendelijk.

Maak tijdens het telefoongesprek een afspraak voor een nieuwe betalingstermijn, bijvoorbeeld nogmaals 7 dagen. Vergeet niet om de gemaakte afspraak zwart op wit te zetten: stuur een e-mail en vraag om bevestiging.

Stap 3: Stuur een formele aanmaning

De nieuwe betalingstermijn is opnieuw overschreden. Je hebt waarschijnlijk inmiddels wat grijze haren gekregen van frustratie. Nu is het tijd om doortastend te zijn en het er niet bij te laten zitten. De derde stap is het sturen van een aanmaning, waarin je in niet mis te verstane taal verwoordt dat de openstaande factuur betaald dient te worden.

Blijf ook in je aanmaning professioneel. Een aanmaning (ook wel: sommatie) is een formele brief waarin je duidelijk benoemt welke stappen er al zijn doorlopen (de levering van het eindproduct, het versturen van de factuur, de betalingsherinneringen) en welke stappen hierna volgen. In de formele aanmaning stel je opnieuw een betaaltermijn, bijvoorbeeld van 7 of 14 dagen. Meld ook dat de volgende stap bij uitblijvende betaling het inschakelen van een incassobureau is, en benoem dat eventuele incassokosten voor rekening van de debiteur zullen zijn.

Voorzie jezelf van een juridisch been om op te staan en verstuur de aanmaning niet alleen per mail, maar ook per aangetekende brief en vraag om ontvangstbevestiging.

Stap 4: Schakel een incassobureau in

Een incassobureau is voor veel ondernemers een laatste redmiddel. Je stelt de debiteur in dat geval officieel in gebreke. Een ingebrekestelling gebeurt altijd schriftelijke; een mondelinge ingebrekestelling is niet juridisch geldig. Meld de niet-betalende klant dat je een incassobureau hebt ingeschakeld en dat alle incassokosten voor zijn rekening zijn.

Het is slim om met een no cure, no pay-incassobureau te werken. Als er geen betaling wordt gerealiseerd, heb je ook geen kosten. Let hierbij altijd goed op de kleine lettertjes en zorg ervoor dat eventuele incassokosten bij de debiteur verhaald worden.

Een incassobureau zonder deurwaarder heeft niet meer bevoegdheden dan jij als ondernemer hebt en kan in principe alleen brieven met verzoek tot betaling sturen. Een incassobureau mét deurwaarder heeft meer poten om op te staan: een deurwaarder kan namelijk een gerechtelijke procedure starten en dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging. Voor dat tweede heeft hij doorgaans wel eerst een vonnis van de rechter nodig.

Klant heeft niet betaald? Vraag oninbare btw terug

Is het niet gelukt om de klant te laten betalen? Dan hoef je natuurlijk ook geen btw over het factuurbedrag te betalen. Maar waarschijnlijk heb je dan al wel gedaan. Als dat het geval is, kun je de oninbare btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Let op de verjaringstermijn

Het kan behoorlijk lang duren voordat een klant uiteindelijk toch betaalt. Houd daarom de dreigende verjaring van de factuur in het oog: voor consumenten geldt een verjaringstermijn van 2 jaar (behalve verkoop van diensten en reizen, dan is het 5 jaar) en voor bedrijven geldt een termijn van 5 jaar. Deze verjaringstermijn begint op het moment dat de betalingstermijn verloopt.

Voorkom dat je openstaande facturen verjaren: herinner de klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur (dit wordt stuiten genoemd). Zodra je dat hebt gedaan, gaat de verjaringstermijn opnieuw in.

Voorkom dat de klant niet betaalt

Voorkomen is beter dan genezen. Het levert namelijk veel stress op om betalingsherinneringen te moeten versturen en mogelijk zelfs juridische stappen te moeten ondernemen. Terwijl je jezelf met daadkrachtig debiteurenbeheer veel van die frustratie kunt besparen.

Een van de belangrijkste tips die we je kunnen geven om te voorkomen dat je klanten niet betalen, is: wees vlot met factureren en betalingsherinneringen versturen. Oftewel: zorg ervoor dat je bovenop je debiteuren zit.

Meer tips om wanbetalende opdrachtgevers tot een minimum te beperken? Lees meer over goed debiteurenbeheer.

Geen tijd meer kwijt aan wanbetalers? Probeer factoring

Klanten die niet betalen: een nachtmerrie voor veel ondernemers. Het komt de cashflow niet ten goede, wat de groei van je bedrijf kan beperken. Bovendien houd jij je waarschijnlijk ook liever bezig met je ‘echte’ werk dan met je debiteurenbeheer en wanbetalende opdrachtgevers.

Herken je je hierin? Dan is factoring misschien wat voor jou. Bij factoring (ook wel debiteurenfinanciering genoemd) verkoop je je facturen aan een factoringmaatschappij. Die betaalt jou direct uit en neemt het debiteurenbeheer op zich. Jij hebt je geld direct binnen (dat betekent: een gezonde en consistente cashflow) én hoeft je geen zorgen meer te maken over de vraag wanneer je klanten zullen betalen.

Kijk voor meer informatie over factoring eens op onze pagina’s ‘factoring voor MBK‘ of ‘factoring voor ZZP‘.

Maak kennis met The Blue Factor

Wij zijn The Blue Factor, een factoringmaatschappij met jarenlange ervaring in debiteurenbeheer. Voor ál onze klanten voeren wij ook het debiteurenbeheer uit. Als je bij ons aanklopt, hoef je dus nooit meer wakker te liggen van klanten die hun factuur niet betalen. Wij nemen het debiteurenrisico namelijk van je over. Ook doen wij altijd een kredietcheck van je (potentiële) opdrachtgevers. Zo verkleinen we de kans dat je met notoire wanbetalers in zee gaat.

Meer weten over wat The Blue Factor voor jouw onderneming kan doen op het gebied van debiteurenbeheer en factoring? Neem dan eens contact met ons op! We leggen je graag uit hoe we te werk gaan en wat we voor jou en je bedrijf kunnen betekenen. Spreken we je snel?