Factuurvereisten: wat moet er op een factuur staan?

Als ondernemer moet je verplicht een aantal factuurgegevens opnemen. De Belastingdienst heeft een aantal factuurvereisten en het is belangrijk dat je je daaraan houdt. Die factuureisen gelden zowel voor papieren als digitale facturen. Natuurlijk wil je dat jouw klant een duidelijke, nette factuur ontvangt. Voldoet jouw factuur niet aan de factuureisen van de Belastingdienst? Dan heeft jouw klant mogelijk geen recht op btw-aftrek. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Zorg er daarom voor dat je de juiste factuurgegevens vermeldt. Ook voor jezelf en voor degene die jouw administratie doet.

De gegevens die je op een factuur moet zetten

1. Jouw bedrijfsnaam en je adres.
2. De bedrijfsnaam en het adres van je klant.
3. Jouw btw-nummer. Het nummer begint met NL-.
4. Het nummer waaronder jij bij de KvK bent ingeschreven.
5. Factuurdatum: de datum waarop je de factuur maakt.
6. Een factuurnummer. Je mag de opbouw zelf bedenken. Als je het nummer maar eenmalig gebruikt en het opvolgend is. Bijvoorbeeld 2022-001, 2022-002 enzovoorts.
7. Bij levering van goederen: wat en hoeveel je leverde. Bijvoorbeeld 1 laptop of 150 tegels.
8. Bij levering van diensten: wat was de dienst en hoeveel tijd reken je. Bijvoorbeeld 8 uur schilderwerk of 2 uur coaching.
9. De leverdatum of de datum van vooruitbetaling als je nog niet geleverd hebt.
10. Het factuurbedrag exclusief btw.
11. De btw over het factuurbedrag plus het percentage btw, 9% of 21%.
12. Het totaalbedrag dat de klant moet betalen.

Het spreekt vanzelf dat jouw factuur netjes en overzichtelijk is, zodat de klant hem makkelijk kan betalen. En hoe je het document ook noemt, rekening, nota of declaratie: alles wat aan de factuurvereisten voldoet is een factuur.

Factuurgegevens voorbeeld

1. Naam en adres van jouw bedrijf.
2. Naam en adres van je klant
3. KvK-nummer van jouw bedrijf.
4. Btw-nummer van jouw bedrijf.
5. Factuurnummer
6. Factuurdatum
7. Datum levering goederen/diensten.
8. Wat heb je geleverd?
9. Hoeveelheid/tijdseenheid levering.
10. Factuurbedrag exclusief btw.
11. Btw over het factuurbedrag.
12. Totaal factuurbedrag inclusief btw.

Geen wettelijke eisen factuur maar wel handig

Natuurlijk wil je dat jouw klant snel betaalt. Daarom vermeld je de betalingstermijn. Hoe lang je die maakt, kun je zelf bepalen. Hoe korter de termijn, hoe beter het voor jouw cashflow is. Immers: houdt jouw klant zich aan de termijn dan heb je snel je geld. Misschien denk je dat het voor zich spreekt hoe jouw klant de factuur moet betalen. Toch vermeld je dit beter wel. Naast de factuurvervaldatum zet je jouw IBAN duidelijk op de factuur en het betalingskenmerk, vaak je factuurnummer eventueel in combinatie met het debiteurnummer van de klant. Een duidelijke factuur helpt jou bij goed debiteurenbeheer en draagt ertoe bij dat klanten sneller betalen.

Hoe maak je een factuur die aan de factuurvereisten voldoet?

Afhankelijk van je bedrijfsgrootte kies je zelf de handigste oplossing. Ben je starter of heb je een kleine onderneming en wil je niet te veel kosten maken? Dan kom je met een factuur die je zelf maakt in Excel of een tekstverwerkingsprogramma al een heel eind. Gaan de zaken beter en maak je meer facturen, dan kun je kiezen voor een online boekhoudprogramma waar factuursoftware in zit. Voordeel van een online programma: je facturen voldoen altijd aan de meest recente factuurvereisten.

Voorbeeld van een factuur volgens de factuureisen

Dit is een factuur met alle factuurgegevens waaraan je moet voldoen. In de bovenste deel staan alle algemene gegevens. In het middengedeelte staat wat jij geleverd hebt inclusief de bedragen en onderaan de betalingsvoorwaarden en betalingstermijn.

Voor kleine bedragen: vereenvoudigde facturen

Voor een factuurbedrag onder de € 100,- stelt de Belastingdienst minder hoge eisen aan de factuuropbouw. Ook een kassabon is dan al voldoende. Op een vereenvoudigde factuur moet staan:

1. Factuurdatum
2. Jouw gegevens: naam van jouw bedrijf en adres.
3. Wat heb je geleverd, welke dienst(en) of product(en)?
4. Factuurbedragen en het btw-tarief (9% of 21%).

Wanneer stuur je een creditfactuur?

Als je afspreekt dat je jouw klant een bedrag terugbetaalt, maak je een creditfactuur. Die ziet er grotendeels hetzelfde uit als je factuur. Je vermeldt alleen nu wat je crediteert. Dat kan het hele factuurbedrag zijn, maar soms ook een gedeelte.

Wanneer moet je factureren?

Natuurlijk wil je snel je geld als een project afgerond is of je spullen verkocht hebt. Maar soms komt het er even niet van om de administratie te doen. Naast de factuureisen die zij stelt, wil de Belastingdienst echter ook dat jij tijdig factureert. En wel uiterlijk de vijftiende dag van de maand. De factuurdatum bepaalt wanneer je btw afdraagt. Zorg er daarom voor dat je jouw factuur op tijd verstuurt.

Tip: soms is het voor je liquiditeit handig om aan het eind van een kwartaal heel even te wachten met versturen van je factuur, mits je binnen de wettelijke termijn blijft. Voor iets dat je eind juni leverde, verstuur je de factuur in juli. Je hoeft dan niet over het tweede kwartaal de btw te betalen, maar pas over het derde kwartaal. Daarmee voorkom je financiële problemen door voorfinanciering.

Bewaar je facturen

Tot slot: bewaar je verstuurde facturen want ook dat is een verplichting van de Belastingdienst. Facturen moet je minimaal 7 jaar bewaren. Krijg je achteraf een controle, dan wil de Belastingdienst je factuur zien in de vorm waarin je hem verstuurde. Verstuur je facturen per post, dan bewaar je een papieren exemplaar voor jezelf in je administratie. En digitale facturen druk je niet af maar sla je online op.