Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is alles wat je doet om ervoor te zorgen dat jouw klant of opdrachtgever openstaande facturen betaalt. Jouw klant of opdrachtgever is jouw debiteur. Jij verkoopt een product of dienst en mag daar een factuur voor sturen. Natuurlijk wil je dat die snel betaald wordt. En dat jouw debiteuren ook het volledige factuurbedrag betalen. Geld op je rekening is immers goed voor je cashflow. En je zit er niet op te wachten dat je aanmaningen moet versturen of boze telefoontjes moet plegen. Als je jouw debiteurenbeheer goed regelt, is de kans groter dat je jouw facturen netjes op tijd betaald krijgt. Debiteurenbeheer begint echter al vanaf het moment dat jij met jouw klant of opdrachtgever een overeenkomst aangaat, niet pas als de betaling van een factuur uitblijft.

Waarom is goed debiteurenbeheer belangrijk?

Voor jou als ondernemer is geld op jouw zakelijke rekening van groot belang. Een goede liquiditeit is namelijk de basis van een stabiele onderneming. Met goed debiteurenbeheer voorkom je dat je zelf in de problemen komt. Jij hebt namelijk ook financiële verplichtingen naar anderen. Denk aan je personeelskosten, huur en inkoop van voorraad of bedrijfsmaterialen. Daarnaast wil je groeien en ook dat kost geld. Misschien heb je meer personeel nodig of moet je een grotere ruimte huren. Als je hier geen geld voor hebt, belemmert dat je. Als jij je zakelijke rekeningen langere tijd niet kunt betalen, loopt zelfs je hele onderneming gevaar. Zorg er daarom voor dat je jouw debiteurenbeheer goed regelt. Het is misschien niet jouw favoriete onderdeel van het ondernemerschap, maar het is superbelangrijk.

Wat zijn de risico’s van slecht debiteurenbeheer?

Als je te weinig tijd en aandacht besteedt aan debiteurenbeheer loop je het risico dat jouw klanten te laat of niet betalen. Dit kost jou nog meer tijd want je moet achter je openstaande facturen aan. Soms moeten je weken- of maandenlang op je geld wachten. En daarnaast telefoontjes plegen en e-mails sturen. Daarbij loop je ook de kans dat de relatie tussen jou en je klant verslechtert, zeker als jouw geduld op raakt. Klanten die te laat betalen betekent voor jou minder geld op je rekening. Slecht voor je liquiditeit en je cashflow en de kans bestaat dat jij bepaalde financiële verplichtingen niet kunt nakomen of investeringen voor je uit gaat schuiven. Je kunt niet meer vooruit op de manier die jij wilt. Ondernemen is risico’s nemen maar met goed debiteurenbeheer ondervang je al een deel van jouw financiële risico’s.

Welke werkzaamheden vallen er onder debiteurenbeheer?

Denk bij activiteiten die vallen onder debiteurenbeheer onder andere aan: facturering, betalingsherinneringen of aanmaningen versturen en nabellen als een factuur blijft openstaan. Maar ook aan een kredietwaardigheidscheck als je met een nieuwe opdrachtgever in zee gaat en duidelijke afspraken maken tussen jou en je debiteuren. Als je jouw debiteurenbeheer goed aanpakt, helpt dat je bij het sneller betaald krijgen van je facturen. We geven je hier een aantal stappen voor een optimaal debiteurenbeheer.

Goed debiteurenbeheer, hoe regel je dat?

Met deze stappen regel jij het debiteurenbeheer binnen jouw bedrijf optimaal:

1. Debiteurenbeheer is een vaste klus
Maak op een vast tijdstip ruimte in je agenda voor debiteurenbeheer en doe dat wekelijks of vaker als dat nodig is. Daarmee voorkom je dat je vergeet facturen te versturen of je openstaande posten uit het zicht raken. Als je consequent bezig bent met jouw financiële administratie is dat de eerste stap van succesvol debiteurenbeheer en een stabiele financiële situatie.

2. Check je klant
Weet met wie je zaken doet. Die nieuwe klant die zo veel vertelt over zijn zakelijke successen, is die wel zo betrouwbaar? Check daarom de kredietwaardigheid van jouw klant. Kennen anderen dit bedrijf, wat zeggen de cijfers van de Kamer van Koophandel, wat kun je op Google vinden? Of raadpleeg een kredietinformatiebureau of het Centraal Insolventieregister. Wanneer je gebruikmaakt van factoring via The Blue Factor, doen wij de kredietcheck voor jou.

3. Zet afspraken in een overeenkomst
Leg afspraken duidelijk vast. Maak vooraf een overeenkomst waarin je belangrijke zaken vermeldt zoals:

• Jouw gegevens en die van de klant/opdrachtgever.
• Welke dienst of goederen je levert.
• Wanneer je levert.
• Wat de standaard voorwaarden plus eventueel aanvullende voorwaarden zijn.

Natuurlijk zorg je ervoor dat zowel jij als jouw klant de overeenkomst ondertekent, zeker bij grote opdrachten.

4. Goede en snelle facturering
Zorg ervoor dat jouw factuur duidelijk en volledig is en verstuur hem zo snel mogelijk na levering van jouw product of dienst. Hoe langer jij wacht met versturen, hoe langer jouw debiteur zal wachten met betalen.

5. Stuur een nette betalingsherinnering en doe dat snel
Stuur een betalingsherinnering als de factuur niet binnen de termijn betaald is. Doe dat snel en vraag in een kort maar vriendelijk bericht alsnog om betaling. Noem het bericht betalingsherinnering en vermeld nogmaals bedrag, factuurnummer en vervaldatum. Vraag of jouw klant het openstaande bedrag binnen 7 dagen betaalt.

6. Herinnering niet betaald? Bellen!
Bel na als de factuur na de betaaltermijn van de herinnering nog niet betaald is. Maak een betaalafspraak, leg die vast en verstuur deze per e-mail naar jouw klant of degene die binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de financiën.

7. Aanmaning versturen
Nog geen betaling ontvangen? Stuur dan een aanmaning. Hierin vermeld je wat er gebeurt als de klant niet betaalt. Stuur de aanmaning zowel per e–mail als per aangetekende brief.

8. Een incassobureau als jouw klant echt niet betaalt
De laatste stap bij niet-betalen: een incassobureau. Mogelijk zijn de kosten van een incassobureau echter hoger dan het factuurbedrag. Of krijg je meer omdat de debiteur ook rente over het niet-betaalde bedrag moet betalen. Jij bepaalt zelf of je de vordering uitbesteedt.

9. Vraag betaalde btw over niet-betaalde facturen terug
Heb je niet-betaalde facturen waarover jij al wel btw betaalde? Dan kun je deze btw verrekenen in jouw kwartaalaangifte.

Zorgeloos debiteurenbeheer? Besteed het uit!

Goed debiteurenbeheer kost tijd. Misschien heb je er geen tijd voor of ben je er helemaal niet goed in. Of concentreer jij je liever op wat je wel belangrijk vindt: ondernemen. Besteed je debiteurenbeheer dan uit. Bijvoorbeeld in combinatie met factoring via The Blue Factor. Dan sla je sowieso twee vliegen in één klap. Je krijgt jouw factuur namelijk binnen 24 uur uitbetaald. Omdat je jouw facturen aan ons verkoopt, zorgen wij ervoor dat jouw klant betaalt. Met herinneringen, aanmanen en uitbesteden van de vordering heb je dan niets meer te maken: dat regelen wij voor je. Uiteraard moet je nog wel zelf je facturen zelf maken en op tijd versturen.

De voordelen:

• Je bent minder tijd en energie kwijt aan debiteurenbeheer. Het factoringbedrijf regelt dat jouw debiteuren betalen.
• Een factoringbedrijf is specialist in debiteurenbeheer, jouw debiteuren zijn in goede handen. Als een klant niet betaalt, gaan vervolgacties in overleg.
• Snelle betaling: binnen 24 uur ontvang jij het factuurbedrag op jouw rekening.
• Voorspelbare cashflow en optimale liquiditeit met eigen geld.
• Het is flexibel. Je kunt ook alleen bepaalde klanten of opdrachten factoren.
• Altijd een kredietcheck van jouw klant of opdrachtgever. Zo weet je met wie je zaken doet.
• De kosten van factoring kun jij aan je klanten doorberekenen.

Is factoring wat voor jou?

Jouw facturen binnen 24 uur betaald. Klinkt goed, toch? Maar misschien twijfel je. Wellicht heb je het idee dat je geen grip meer hebt op je debiteurenbeheer. Of dat de relatie tussen jou en je klant verslechtert als wij om de betaling vragen. Wij regelen echter al jaren het debiteurenbeheer voor al onze klanten. En we vinden het belangrijk dat de relatie tussen jou en jouw klanten goed blijft. We vertellen je daarom precies wat we voor je doen en overleggen als je dit wilt voordat we actie richting jouw klant ondernemen. Zo doe je jouw debiteurenbeheer weliswaar niet meer zelf maar houd je de controle. Je zit bij ons ook niet vast aan een contract of opzegtermijn. Je start en stopt wanneer jij wilt en kiest zelf voor welke klanten en/of facturen je factoring toepast.

Ook belangrijk: de voorwaarden voor factoring

• Je doet zaken met bedrijven, niet met particulieren.
• Je verstuurt je facturen achteraf, per project of in termijnen.
• Je legt afspraken vooraf schriftelijk vast. Een overeenkomst is belangrijk, stel dat jouw klant niet betaalt en wij naar de rechter stappen.
• Jouw klanten zijn financieel gezond. Dit controleren wij vooraf met kredietwaardigheidscheck.

Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?

We gaan graag met je in gesprek en helpen je jouw debiteurenbeheer te optimaliseren. Plan een kennismakingsgesprek en vertel ons hoe we jou kunnen helpen.