Sluiten

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer

Als ondernemer stuur je natuurlijk graag facturen. Een factuur leidt immers tot betaling. Maar niet iedere factuur wordt altijd op tijd betaald. Toch reken je er stiekem op dat facturen wél gewoon betaald worden. Het liefst voor de vervaldatum natuurlijk, maar als die voorbij is, ga je er nog steeds vanuit dat je klant of opdrachtgever zich aan zijn deel van de afspraak houdt. Maar soms blijft een betaling uit: dan moet je actie ondernemen.

Oftewel: je krijgt te maken met debiteurenbeheer.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten waarmee je ervoor zorgt dat je klanten of opdrachtgevers hun openstaande facturen betalen. Een debiteur is een partij die jou geld verschuldigd is, vaak in de vorm van een factuurbedrag.

Met goed en consequent debiteurenbeheer zorg je ervoor dat jij je geld (op tijd!) krijgt. Slecht debiteurenbeheer heeft vertraagde betalingen, geldtekort en een gebrek aan liquiditeit tot gevolg. En dat kan ertoe leiden dat jij met je onderneming kopje-onder gaat. Terwijl dat te voorkomen is als je genoeg tijd en moeite steekt in je openstaande facturen!

Als ondernemer kun je niet onder debiteurenbeheer uit. Gezond en sterk debiteurenbeheer begint namelijk niet pas als de betaaltermijn is verstreken, maar bij het moment dat je de factuur verstuurt. Of eigenlijk nog eerder: vanaf het moment dat je een overeenkomst aangaat met een opdrachtgever of klant, begint het debiteurenbeheer.

Het belang van debiteurenbeheer

Misschien betaal jij je facturen altijd netjes op tijd. Maar niet al jouw debiteuren zullen hetzelfde doen. Misschien moet de factuur langs meerdere stakeholders voordat hij betaald kan worden. Of misschien is de financiële administratie van de debiteur een rommeltje. Of nog erger: jouw opdrachtgever heeft zélf geen geld beschikbaar om de factuur te betalen.

Door je openstaande facturen scherp in de gaten te houden en een strak debiteurenbeleid te voeren, kun je voorkomen dat je zelf in de financiële problemen raakt. Het is immers heel belangrijk om als zzp’er of mkb’er te kunnen beschikken over voldoende liquide middelen. Je hebt cash nodig om jezelf in je levensonderhoud te voorzien, maar ook om te investeren in de groei van je bedrijf. Door haperend debiteurenbeheer en een onvoorspelbare cashflow kun je dus vast komen te zitten: het lukt je niet om je onderneming op te schalen. En dat is natuurlijk zonde.

Tips voor goed debiteurenbeheer

Elke ondernemer krijgt te maken met debiteurenbeheer, terwijl je vaak geen energie van deze taak krijgt. Daarom is het des te belangrijker om vanaf meet af aan bovenop je facturen te zitten. Zo voorkom je dat je later nóg meer tijd en energie kwijt bent aan je financiële administratie.

Hoe voer je een goed debiteurenbeheer? Wij hebben wat tips voor je op een rijtje gezet.

  • Check je potentiële opdrachtgevers op kredietwaardigheid en financiële gezondheid. Goed debiteurenbeheer is namelijk een totaalproces, dat al begint bij het eerste contact.
  • Zet de afspraken met je opdrachtgevers zwart op wit en laat de overeenkomst vooraf ondertekenen, zodat je een juridisch been hebt om op te staan in het geval van wanbetaling.
  • Verstuur de factuur zo snel mogelijk na het opleveren van het eindproduct of de dienst. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans wordt dat je opdrachtgevers niet of te laat betalen.
  • Reserveer wekelijks tijd in de agenda voor debiteurenbeheer. Zo heb je het direct in de gaten als er betaaltermijnen (dreigen te) verlopen en kun je snel ingrijpen.
  • Wees consistent en consequent met je betalingsherinneringen. Stuur direct een herinnering als de factuurtermijn is verstreken en wees niet bang om de telefoon op te pakken. Jij hebt je werk netjes verricht, dus is het ook wel zo netjes dat je klant zijn (betalings)afspraken óók houdt! Het moet tenslotte allemaal van twee kanten komen. Na twee of drie betalingsherinneringen kun je overgaan tot een (formele) aanmaning.
  • Wanneer jij een consequent debiteurenbeheer voert, ziet je klant dit niet persé als irritant, maar je komt juist over als iemand die zijn zaken op orde heeft. Je staat door je consequente, heldere en strakke beheer ook als eerste op de lijst om betaald te worden.

Debiteurenbeheer uitbesteden?

Debiteurenbeheer kan een grote berg worden waar je als ondernemer tegenop ziet. Misschien kost het jou als zzp’er zo veel energie dat het je in de rest van je werk beperkt. Of misschien heb je als mkb’er geen ruimte in je bedrijf voor een afdeling debiteuren. Het resultaat is hetzelfde: een vermoeiend proces waar je niet vanaf lijkt te kunnen.

Maar wat als je er wel vanaf kunt? Het is simpel om je debiteurenbeheer uit te besteden. Het levert je direct meer tijd op om werkzaamheden uit te voeren waar je wél energie van krijgt. Bovendien is de partij aan wie je je debiteurenbeheer uitbesteedt, doorgaans gespecialiseerd hierin. Daardoor kun je erop vertrouwen dat het professioneel en goed uitgevoerd wordt.

De voordelen van debiteurenbeheer uitbesteden en debiteurenfinanciering

Soms wacht je weken- of maandenlang op de uitbetaling van het factuurbedrag, terwijl je dat geld ondertussen goed kunt gebruiken. Dat is een van de grote nadelen van slecht debiteurenbeheer.

Debiteurenbeheer uitbesteden gaat vaak hand in hand met debiteurenfinanciering. Hoe werkt dat? Eigenlijk heel simpel: je verkoopt je facturen aan een factoringmaatschappij. Die betaalt jou vervolgens op korte termijn uit. Bij The Blue Factor houden we een uitbetalingstermijn van slechts 24 uur aan! De debiteur in kwestie betaalt vervolgens het factuurbedrag aan de factoringmaatschappij, die ook de zorg voor de betalingsherinneringen op zich neemt.

Als je kiest voor debiteurenfinanciering (ook wel factoring genoemd), hoef je je dus niet alleen geen zorgen meer te maken over je debiteurenbeheer, maar ben je ook verzekerd van een voorspelbare cashflow en optimale liquiditeit. Dat betekent dat je kunt investeren met je eigen geld: je hebt het immers zelf verdiend. Het staat alleen wat eerder op je rekening dan je wellicht gewend bent.

Geen betalingsherinneringen meer versturen? Geen zorgen meer over je financiële gezondheid? Wél groeien met je eigen geld? Debiteurenbeheer uitbesteden is de oplossing die je zoekt.

Debiteurenbeheer uitbesteden aan The Blue Factor

Als debiteurenbeheer niet je expertise is, is het verstandig om het uit te besteden. Wij zijn The Blue Factor, een factoringmaatschappij met jarenlange ervaring in debiteurenbeheer. Voor ál onze factoringklanten voeren wij ook het debiteurenbeheer uit.

Het mes van The Blue Factor snijdt aan twee kanten: niet alleen ben je geen tijd en energie meer kwijt aan debiteurenbeheer, maar je hoeft voortaan ook niet meer lang op je geld te wachten. Binnen 24 uur betalen wij namelijk 100% van het factuurbedrag uit. En wij wachten vervolgens op betaling van jouw klant. Mocht de betaling uitblijven, dan regelen wij de betalingsherinneringen, herinneringstelefoontjes en eventuele aanmaningen.

Misschien vind je het geen prettige gedachte dat je geen grip meer hebt op je facturen, of heb je het idee dat het uitbesteden van je debiteurenbeheer leidt tot een verslechterde klantrelatie. Dan kunnen we je geruststellen: we ondernemen nooit acties waar jij niet van op de hoogte bent. We vinden het behouden van een positieve professionele relatie tussen jou en je opdrachtgever erg belangrijk. Daarom weet je altijd precies wat wij doen voor jouw debiteurenbeheer. Indien gewenst overleggen we eerst met jou, zodat je akkoord kunt geven op onze aanpak en altijd achter onze acties staat. Dat noemen wij debiteurenbeheer op zijn best.

The Blue Factor: de voordelen

Waarom zou je je debiteurenbeheer uitbesteden aan The Blue Factor? Onze klanten zijn verzekerd van:

  • Professioneel debiteurenbeheer
  • Transparantie over de acties die ondernomen worden
  • Altijd een kredietcheck van (potentiële) opdrachtgevers
  • Starten en stoppen wanneer jij wilt
  • Zelf kiezen voor welke klanten je ons inschakelt
  • Binnen 24 uur het factuurbedrag op je rekening
  • 100% uitbetaling van het factuurbedrag
  • Voor 11:00 uur gefactureerd? Vandaag op je rekening!

Wil je meer weten over wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen? Neem dan eens contact met ons op, want we leggen je graag tijdens een kennismakingsgesprek uit wat we voor je kunnen doen op het gebied van debiteurenbeheer en -financiering.