Hoeveel kost mijn debiteurenbeheer mij?

Het is een behoorlijke klus om als ondernemer je debiteuren goed te beheren. Een klus waar je bovendien niet echt om zit te springen, zeker niet in deze tijd waarin je waarschijnlijk wel iets anders aan je hoofd hebt. Je werkt liever aan een goede klantrelatie, dan dat je een debiteur die wat minder goed betaalt, daarop moet aanspreken. Maar doe je dat niet, kun je zelf in de problemen komen met je liquiditeit. Kortom: gedoe dat je heel wat kost. Laten we voordat we met een hoop tips komen voor een kwalitatief goed en klantvriendelijk debiteurenbeheer, eerst even de begrippen helder krijgen.

Om te beginnen: wat is een debiteur?

Een debiteur is een klant waarvan je nog geld moet krijgen. Na het sturen van een factuur verwacht je dat deze binnen de betalingstermijn wordt betaald. Op het moment dat deze factuur nog openstaat, is de persoon die je factuur nog niet betaald heeft een debiteur.

Wat is debiteurenbeheer nou precies?

De betekenis van debiteurenbeheer omvat simpelweg alle activiteiten rondom het betaald krijgen en beheren van je openstaande facturen. Hierbij wordt bijgehouden wie er betaald heeft en worden er eventuele maatregelen getroffen om openstaande facturen betaald te krijgen. Denk hierbij aan het versturen van een herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, etc. Hier krijgt (bijna) elke ondernemer mee te maken.

Het belang van goed debiteurenbeheer

In de theorie is het heel simpel: een factuur met een betalingstermijn van bijvoorbeeld 30 dagen moet niet pas na 5 weken gecontroleerd worden. Wanneer de administratie binnen je onderneming niet op orde is, kun je als ondernemer in de knoop raken met je liquiditeit. Om dit te voorkomen is goed debiteurenbeheer van groot belang. De kracht en noodzaak van een consequent en duidelijk debiteurenbeheer wordt vaak onderschat!

Tijd is geld

Als we de vraag: ‘wat kost debiteurenbeheer mij?’ heel letterlijk nemen, is het een kwestie van een sommetje maken. Hoeveel tijd ben je kwijt aan het administreren van je debiteuren, aan het nabellen als een betaling niet op tijd is gedaan, aan het sturen van een betalingsherinnering als de betaling dan nog niet volgt, het sturen van een aanmaning, een ingebrekestelling en misschien zelfs wel verder juridische stappen? Allemaal zaken die tijd kosten. Tijd die je niet aan de kern van je business kunt besteden. En als je weet hoeveel tijd dat is, kun je heel snel uitrekenen wat je daardoor aan business misloopt.

Op negativiteit zit niemand te wachten

Maar behalve dat het je letterlijk kostbare tijd kost – of de tijd van een van je medewerkers – zorgt het najagen van slecht betalende klanten ook voor een hoop ergernis. Dit is niet waarom je met je onderneming bent begonnen. Jij wilt bezig zijn met ondernemen, niet met mensen achter de broek aanzitten. Dit kost je heel veel energie. En energie kun je, net als geld, maar een keer uitgeven. Het is sowieso altijd een hekel punt om je klanten (die toch voor je omzet zorgen) te vragen om een betaling. Schaadt het je goede relatie met je klant niet? Kom je niet over als drammer als je belt voor je geld?

Tips voor succesvol en effectief debiteurenbeheer

Wat kun je dan zelf doen om er toch voor te zorgen dat je je geld op tijd krijgt? Wij geven hieronder enkele tips voor succesvol debiteurenbeheer.

Tip 1: Een goede overeenkomst is (bijna) noodzakelijk.

Het komt vaak voor dat partijen afspraken maken, maar deze vervolgens niet vastleggen in een overeenkomst. Vooraf belangrijke zaken mondeling afspreken lukt vaak wel, maar als die gemaakte afspraken later belangrijk worden, kan het zomaar zijn dat je klant ze ‘vergeten’ is, of dat er zaken verkeerd geïnterpreteerd zijn. Wanneer je afspraken in een overeenkomst verwerkt, is dit juist iets is waar je op terug kunt pakken als er iets aan de hand is. We weten inmiddels allemaal dat je business van het ene op het andere moment kan stil staan of ingrijpend kan veranderen. Juist daarom is het prettig als je afspraken vastliggen in een overeenkomst, zo krijg je geen jouw verhaal tegen zijn – of haar – verhaal. Deze overeenkomst hoeft geen dertig kantjes te zijn, gewoon een simpele beschrijving van jullie onderlinge afspraken volstaat. Vind je een overeenkomst te moeilijk en formeel? Ook een mail waar je klant akkoord op geeft volstaat!

Tip 2: Weet met wie je zaken doet.

Voorkomen is beter dan genezen en debiteurenbeheer begint dan ook al tijdens de prospectfase. Beschikt jouw nieuwe klant over genoeg liquide middelen? En is het bedrijf wel kredietwaardig? Het controleren van deze zaken is belangrijk voordat je zaken doet met een (nieuw) bedrijf. Zoek het bedrijf bijvoorbeeld op via Google en Social Media. Daarnaast kun je tegen betaling gebruik maken van kredietinformatiebureaus. Hier kun je een kredietrapport opvragen van je (potentiële) klant. Er zijn verschillende kredietinformatiesystemen die je (soms zelfs gratis) informatie geven over de kredietwaardigheid van je klant. Bel eens met de Kamer van Koophandel, zie je allemaal rode cijfers, vraag jezelf dan af of je wel zaken wíl doen met zo’n klant. Wanneer je toch besluit om verder te gaan, probeer hier dan in je voorwaarden (betalingstermijn bijvoorbeeld) rekening mee te houden! Tot slot kun je gebruik maken van een debiteurenverzekering. Een debiteurenverzekering of kredietverzekering beschermt jou als ondernemer tegen het risico dat je debiteur jouw facturen niet meer kan betalen.

Tip 3: Verstuur je facturen op tijd.

Heb jij jouw dienst of product geleverd aan een klant? Wacht dan niet te lang met het versturen van je factuur. Hoe langer jij wacht met het versturen van je factuur, hoe langer je moet wachten op de betaling ervan. Als je te laat factureert, suggereer je ook dat je het geld en de betaling van je werkzaamheden niet zo interessant vindt. Een klant zal zich niet genoodzaakt voelen om je factuur snel te voldoen. Daarom: factureer direct zodra je een project of opdracht hebt uitgevoerd.

Tip 4: Zorg dat je administratie op orde is.

Houd je administratie bij en zorg dat het overzichtelijk is. Hierdoor verlies je geen openstaande facturen of uren die nog open staan uit het oog. Wanneer je je administratie niet bijhoudt, vergeet je ook dingen, waar je later last van krijgt als je nog een factuur moet maken.

Tip 5: Stuur deelfacturen.

Het sturen van deelfacturen kan enorm van pas komen als je bezig bent met een langer lopend project. Hierdoor heb jij al enige zekerheid dat aan het einde van de klus jouw factuur niet open blijft staan. Wanneer een eerste deelfactuur niet wordt voldaan, kun je hier ook rekening mee houden tijdens het verdere verloop van het project. Zo krijg je signalen eerder door en voorkomt dit dat je pas na het afronden van een project erachter komt dat de klant nog niet zo welwillend is om te betalen. Grotere bedrijven hebben er namelijk ook nogal eens handje van om een factuur volledig onbetaald te laten als er een klein detail van de factuur niet klopt. Daarnaast is het voor een debiteur wellicht fijner om het bedrag in meerdere termijnen te betalen, dan het complete bedrag aan het eind van de rit.

Tip 6: Voer een consequent debiteurenbeheer.

Stel vooraf de juiste afspraken, dan kijkt niemand er raar van op dat je belt wanneer een betaling op zich laat wachten. Je mag immers dan ook wat terugverwachten van de energie, tijd en geld die je in je opdrachtgever steekt. Op het moment dat je dan toch je debiteur belt, probeer dan altijd positief maar duidelijk over te komen. Op het moment dat je actief en consequent debiteurenbeheer voert kom je zakelijk en professioneel over. Wacht dus niet te lang met een herinnering sturen en bel deze dan ook na. Als je niks laat weten ben je vanzelf de laatste die betaald krijgt.

Tip 7: Laat een ander zich er druk om maken

Misschien kun je het beheer over openstaande facturen beter aan een ander overlaten. Een professionele partij, die je het vervelende werk uit handen neemt en ondertussen zorgt dat je klantrelatie goed blijft. Een partij die zich probleemloos de zwartepiet – of roetveegpiet of regenboogpiet! – laat toespelen en als het nodig is, in goed overleg met jou, een incassoactie voor je uitvoert. Dat laatste voorkom je echter sneller als je vanaf het begin zorgt voor een goed, duidelijk en consequent debiteurenbeheer.

Lijkt dat je wat?

Zie je dat wel zitten? Wij nemen het debiteurenbeheer als onderdeel van de factoring graag van je over. Dat begint met een goede voorbereiding: we checken van elk van jouw klanten die je bij ons onderbrengt, hoe kredietwaardig ze zijn. Bovendien weten wij elke ochtend hoe onze bankzaken ervoor staan. Heeft een klant nog niet betaald? Dan krijgt hij vandaag nog een herinnering. Wil je meer weten over wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen en hoe The Blue Factor je zorgen uit handen kan nemen? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op!